11 rozpraszaczy uwagi w pracy

0
11 rozpraszaczy uwagi w pracy

Jeśli masz przed sobą trudne zadanie do wykonania, musisz skupić na nim całą swoją uwagę. Dzięki temu szybciej skończysz i popełnisz mniej błędów, a także nie będziesz się niepotrzebnie irytować. Niestety, w naszym otoczeniu występuje naprawdę wiele czynników mogących służyć jako rozpraszacze uwagi, czyli coś zupełnie niepożądanego. Jak uniknąć ich oddziaływania? Poniżej kilka przydatnych porad.

Facebook, NK, Instagram czyli co ciekawego piszczy w serwisach społecznościowych

Dostęp do internetu w pracy oznacza, że w każdej chwili możemy oderwać się od nużących zadań i odpocząć chwilę przy rozmowie ze znajomymi czy graniu w śmieszne gierki. Możemy też dowiadywać się o przeróżnych wydarzeniach na świecie, o istotnych rzeczach z życia naszych znajomych i jeszcze o wielu innych kwestiach. To bardzo pozytywna sprawa, ale przeważnie serwisy tego typu tak wciągają, że bardzo ciężko jest wrócić do pracy. Jak z tym walczyć? Ograniczaj swobodne buszowanie w internecie do przerw, wtedy nie będziesz odrywać się niepotrzebnie od tego, co akurat robisz. Jeśli nie umiesz wyznaczyć sobie limitów korzystania z internetu, poproś szefa o ograniczenie dostępu do niego.

Ciągle nadciągające wiadomości e-mail

Jeśli pracujesz z komputerem, najprawdopodobniej sprawdzasz też skrzynkę mailową. Uważaj, żeby nie stało się to twoim nałogiem. Ciągłe zerkanie, czy nie przyszła nowa wiadomość, może bardzo rozpraszać. Możesz z tym walczyć, wyznaczając sobie określone pory, w których zajrzysz na skrzynkę – o każdej innej porze nawet nie otwieraj programu pocztowego lub przeglądarki. Miej też nawyk automatycznego usuwania śmieciowych maili oraz sortowania ważnych. Jeśli jest to możliwe, od razu odpowiadaj na najważniejsze wiadomości.11 rozpraszaczy uwagi w pracy

Korzystanie z telefonu

Jesteś w pracy – obowiązuje cię odbieranie telefonu służbowego, ale własny z czystym sumieniem możesz wyłączyć lub wyciszyć. Pracujesz, więc nie masz czasu na pogaduszki. Uruchom jednak pocztę głosową, którą będziesz co jakiś czas sprawdzać. Zapewni to możliwość poinformowania cię o ważnych rzeczach. Możesz też oddzwonić w wolnej chwili do osób, które się nagrały.

Wielozadaniowość

Chcesz szybciej zrealizować swoje obowiązki, przy okazji z kimś porozmawiać, sprawdzić ciekawe rzeczy w internecie i najprawdopodobniej zamierzasz zrobić to wszystko na raz. Nie jest to dobry pomysł, zwłaszcza że podczas wykonywania wielu rzeczy na raz tracisz wydajność i demotywujesz się, bo mimo upływu czasu nie możesz pochwalić się żadnym ukończonym zadaniem. Dzieje się tak, ponieważ twoja uwaga jest rozproszona i nie poświęcasz maksimum swoich możliwości żadnemu z realizowanych działań. Oczywiście to bardzo dobrze, że posiadasz cenną umiejętność – możesz jednocześnie robić kilka rzeczy, jednak nie musisz tego okazywać w każdej chwili. Gdy zajmujesz się czymś ważnym, lepiej realizuj zadania po kolei.

 

Chce mi się jeść…

Jak na pewno wiesz, głodny nie jesteś sobą. Dlatego też nie wychodź z domu bez śniadania, a w pracy pilnuj, żeby również coś przekąsić przy okazji przerwy. Dzięki temu znacznie lepiej skupisz się na tym, co akurat robisz, bo nie będzie cię rozpraszało uczucie głodu. Głód to jedna z podstawowych potrzeb, dlatego też jej niezaspokojenie będzie naprawdę bardzo znaczące dla organizmu.

Jak odzyskać siły po nieprzespanej nocy?

0
Jak odzyskać siły po nieprzespanej nocy?

Jeśli zdarzy ci się zarwać noc, następnego dnia możesz czuć się źle, bo wysiłek podjęty przez organizm będzie powodował takie objawy jak ból głowy, ciężkość rąk i nóg, pieczenie oczu itd. Nie zawsze masz możliwość odpocząć, bo np. musisz iść do pracy i zająć się wieloma ważnymi obowiązkami, do tego wypadałoby się uśmiechać i zachowywać optymistyczne podejście do klienta. Spróbuj szybko sobie pomóc, wykorzystując poniższe wskazówki:

Terapia światłem słonecznym

Wyjdź na zewnątrz i naładuj się dostępną zupełnie za darmo energią płynącą ze światła słonecznego. W domu czy w pracy nie zawsze masz możliwość nacieszenia się słońcem, bo jest go mało, nie da się otworzyć okien tak jak chcemy lub rozsunąć żaluzji. Gdy obudzisz się po zbyt krótkim śnie lub wcale nie spałeś w nocy, koniecznie „zacznij dzień” od spaceru. Około pół godziny spędzone na świeżym powietrzu pozwoli ci powrócić do życia na tyle, że poradzisz sobie z wyzwaniem stawianym przez rodzinę, pracę, znajomych itd.

Pomocne białko

Wiele osób, odczuwając brak energii, próbuje poprawić swoje samopoczucie korzystaniem z dużych ilości kawy, napojów energetycznych, wysokokalorycznych batonów czy nawet czekolady. Są to dość dobre pomysły, jeśli potrzebujesz szybko wrócić do względnej jakości działania. Natomiast znacznie lepiej będzie, gdy wybierzesz produkty z dużą zawartością białka, które działa podobnie – tylko bardziej długometrażowo, bo wpływa na podniesienie się poziomu dopaminy w organizmie. Do diety na specjalne okazje warto więc wprowadzić: jogurt naturalny, płatki z mlekiem, jaja, migdały. Są wyjątkowo bogate w białko, dlatego też zapewnia ci doskonały zastrzyk energii.Jak odzyskać siły po nieprzespanej nocy?

Zrób coś pożytecznego dla innych

Najprawdopodobniej dzięki jakiemuś bezinteresownemu działaniu na rzecz wybranej osoby również możesz pomóc sobie przeżyć dzień po bezsennej nocy. Jeśli wyświadczysz komuś przysługę, koniecznie się przy tym uśmiechając, wyposażysz się w naturalne paliwo energetyczne – zastrzyk endorfiny, czyli popularnego „hormonu szczęścia”.

Oddychaj, oddychaj!

Po raz kolejny, świetnym remedium na zmęczenie i złe samopoczucie okażą się ćwiczenia oddechowe, ale nie musisz ćwiczyć w jakiś specjalnie wymyślny sposób. Wystarczy, że zapewnisz sobie wysiłek fizyczny i będziesz głęboko oddychać. Możesz wybrać wysiłek jaki lubisz, więc na przykład podnoszenie ciężarków, bieganie, szybki marsz, ćwiczenia rozciągające, jogę. Jeśli brakuje czasu – zamiast jechać autobusem czy autem do pracy, idź na piechotę, zamiast windy użyj schodów, poruszaj się szybkim, żwawym krokiem.

Nie używaj telefonu ani komputera

Korzystanie z nowoczesnej elektroniki wzmaga uczucie senności i zmęczenia. Jeśli masz taką możliwość, nie używaj ani komputera, ani telefonu komórkowego, przynajmniej dopóki czujesz się niezbyt dobrze. Natomiast jeśli nie da się tego uniknąć, postaraj się dość często relaksować oczy i nie wpatrywać się zbyt długo w drobny druk. W miarę możliwości staraj się też wyeliminować konieczność regularnego sprawdzania skrzynki mailowej, skrzynki odbiorczej w telefonie itd. „Oderwij się” od ciągłego bycia online.

Skąd wziąć energię do życia?

0
Skąd wziąć energię do życia?

Brak energii, żeby zacząć kolejny dzień bez kilku kubków kawy i ciągłego przysypiania? Przedłużające się znużenie zimą, mimo że jest już wiosna? W takiej sytuacji trzeba działać szybko i zdecydowanie, żeby nie stracić pięknego czasu na leniuchowanie i stan kompletnej niechęci do wszystkiego.

Pomóż sobie napojami energetyzującymi – ale niekoniecznie tymi ze sklepu, lepiej przygotuj własne. Napij się herbaty z cytryną i miodem zamiast cukru, a w dalszej kolejności przeczytaj przygotowane przez nas porady.

– Wykorzystaj moc owoców

Owoce mają mnóstwo dobrych składników pomagających dostarczyć organizmowi energii do życia. Wprowadź ich sporo do swojej diety i ciesz się z efektów. Zrezygnuj na ich rzecz z mięsa. Posiłki takie jak śniadanie czy kolacja  mogą składać się wyłącznie z owoców, korzystaj z nich też na wynos (np. do pracy na drugie śniadanie). Dobrym pomysłem są sałatki owocowe, w których jednocześnie umieścisz dużo różnych owoców. Zamiast cukru, do słodzenia użyj miodu.

– Albo kwiatów

Wiosna to bardzo optymistycznie nastrajająca pora roku, chociażby z uwagi na wszędzie rozkwitające kwiaty. Niektóre  z nich mają właściwości, które możesz wykorzystać do dodania sobie energii. Stawiaj głównie na żywe kolory oraz ostre kształty liści, bo posłużą one jako podświadomy motywator do walki, działania, stawiania czoła przeciwnościom losu (godne polecenia są na przykład tulipany, juki, agawy, sansewierie). Jeśli szukasz spokoju i pragniesz myśleć optymistycznie, postaw w swoim otoczeniu drzewko pomarańczowe lub zielistkę. Wybieraj się też często na spacery, dzięki czemu nacieszysz oczy świeżą zielenią i pooddychasz świeżym powietrzem.Skąd wziąć energię do życia?

– Bardzo dużo potrafi także muzyka

Słuchaj sporo muzyki, dzięki czemu ożywisz swój układ nerwowy. Są jednak dwa wymagania: rytm oraz dość głośne dźwięki, dlatego najlepiej wyposaż się w słuchawki. Dzięki muzyce łatwiej się obudzisz, możesz więc przyjąć jako nawyk rozpoczynanie dnia od jakiegoś rytmicznego kawałka puszczonego na „cały regulator”. Tylko co na to sąsiedzi?

– Smaczne przyprawy dodają energii

Przyprawianie jedzenia podnosi jego smak i ma także wartości zdrowotne. Dzięki właściwie dobranym przyprawom możesz też poczuć się bardziej rześko i optymistycznie. Dobrym wyborem dla ciebie będzie szafran – jest dość drogi, ale niezwykle skuteczny i funkcjonalny, nadaje się bowiem świetnie jako dodatek do przeróżnych dań, może się znaleźć również w napojach.

– Świeży zapach, by szybko się obudzić

Owoce posłużą ci nie tylko do jedzenia – ich zapach może zdziałać cuda, więc otaczaj się cytrusami, używaj takich wód perfumowanych czy mydełek. Pozytywne wonie to również miętowa i rozmarynowa, dlatego też zadbaj o obecność tych ziół w swoim otoczeniu.

– Jak najwięcej światła

Każdy dzień zaczynaj od otworzenia okna, rozsunięcia żaluzji czy firan i wpuszczenia do wnętrza światła słonecznego. Wybierz się rano na spacer, idąc szybkim krokiem w promieniach słonecznych naładujesz się pozytywną energią i zyskasz siły niezbędne na cały dzień.

Jak polubić swoją pracę?

0
Jak polubić swoją pracę?

Jeśli nie lubisz swojej pracy (a to zdarza się bardzo często) najprawdopodobniej codziennie zmagasz się z niechęcią do pójścia tam kolejny raz i w ogóle nie jesteś zmotywowany do działania. W efekcie takiego stanu rzeczy uczuciem, jakie przeważnie ci towarzyszy, jest zazdrość w stosunku do wielu innych ludzi mających świetną pracę, zgodną z ich zainteresowaniami. Niestety na myśl o zmianie pracy robi ci się niedobrze, nie chce ci się znowu tego przerabiać… Spróbuj także wykorzystać kilka poniższych porad.

  1. Wyznaczaj sobie małe cele do zrealizowania

Owszem, może twoja praca jest nudna i przyziemna, ale dzięki niej masz z czego żyć. Jeśli ta świadomość wydaje ci się zbyt małym powodem do odczuwania radości z piastowania danego stanowiska, wymyśl sobie coś, co szybko cię zmotywuje. Dobrym pomysłem jest kupowanie jakiejś rzeczy z pensji tylko dla siebie. Możesz w ten sposób spełniać swoje małe marzenia i cele, a przy okazji znajdziesz coś związanego z pracą, co bardzo cię ucieszy. 

  1. Być może nie lubisz swojej pracy, bo jej nie znasz

Nieraz wpadając w nudny i stabilny rytm życia, chodzimy do pracy półautomatycznie, nie zwracając uwagi na wiele rzeczy z otoczenia. W ten sposób pomijamy najprawdopodobniej sporo ciekawych szczegółów, które w innej sytuacji służyłyby bardzo motywująco. Spróbuj to zmienić. Zainteresuj się bliżej swoim zawodem. Jak powstał? Poczytaj o początkach i rozwoju aż do stanu obecnego. Być może na przestrzeni wieków zaszły jakieś ciekawe zmiany, a może wśród pracowników na podobnym co ty stanowisku znalazł się ktoś znajomy, na przykład znany aktor czy prezydent?Jak polubić swoją pracę?

  1. Gdy masz moc wprowadzania zmian

Nie każdy pracownik może zmienić coś znaczącego w firmie, ale na pewno są rzeczy, nad którymi masz kontrolę. Drobne zmiany pomagają poukładać świat po swojemu. Zmodyfikuj na przykład osobistą przestrzeń, dodaj jakieś upiększacze do swojego najbliższego otoczenia. Ustaw inaczej biurko, fotel, urządzenia z jakich korzystasz. Przynieś z domu ulubioną ramkę na zdjęcia albo przy okazji remontu obiektu zachęć szefa, by zmienił kolor ścian na ten, który najbardziej lubisz.

  1. Naucz się doceniać siebie i zachęcaj do tego innych

Jeśli polubisz i docenisz siebie, zyskasz dość dużo powodów do radości i być może przełoży się to też na satysfakcję z pracy. Mało tego – wymagaj od przełożonego lub pracowników piastujących względem ciebie kierownicze stanowiska, by oceniali to, co robisz, zapewniając ci w ten sposób pole i podstawy do zmian. Na pewno opinie takie dostarczą ci pochwał oraz konstruktywnej krytyki. Nawet gdy większość rzeczy robisz źle (bo np. dopiero się uczysz), taka krytyka pozwoli to poprawić, a ty nie będziesz czuć się jak ktoś ignorowany przez resztę.

  1. Poznaj ludzi i wejdź z nimi w bliższe relacje

Być może nie lubisz pracy dlatego, że nie znasz tam nikogo bliżej? Nie masz z kim porozmawiać ani poradzić się, gdy coś cię trapi. Jeśli tak jest, dzięki życzliwemu podejściu, uprzejmym słowom i zaciekawieniu samopoczuciem innych osób jesteś w stanie to zmienić. Zauważ, że wśród twoich kolegów z pracy jest sporo sympatycznych ludzi, wystarczy ich poznać.

 

 

Problemy w pracy – jak sobie radzić?

0
Problemy w pracy - jak sobie radzić?

W pracy spędzamy sporą część dnia. Dla wielu osób staje się ona drugim domem, zwłaszcza jeśli bardzo angażują się w to co robią – chcą np. szybko awansować, uzyskać konkretne osiągnięcia, wyeliminować konkurencję. Jeśli w tym wyjątkowo ważnym dla nas miejscu pojawią się jakieś problemy, zepsuje się atmosfera lub jeden z pracowników zacznie plotkować na innych, trzeba szybko działać dla dobra swojego i innych.

  1. Rywalizacja – dobre zjawisko czy niekoniecznie?

Rywalizowanie ze sobą pojawia się praktycznie na każdym polu, gdzie zachodzi dążenie do istotnego celu, przynoszącego konkretne zyski. W zakładzie pracy może ona przybrać nawet formę dążenia do wygryzienia jakiejś osoby z zajmowanej przez nią pozycji. Przeważnie rywalizacja dotyczy osób znajdujących się na podobnych szczeblach drabiny awansu, ale może też zaistnieć pomiędzy współpracownikami z jednego biura lub między członkami zarządu. Chociaż ma pewne dobre strony, często przeradza się w swoją niezdrową formę i wtedy może być naprawdę bardzo groźna, zwłaszcza dla słabszych psychicznie jednostek.

  1. Jak właściwie radzić sobie z taką atmosferą?

Rozwiązanie jest tylko jedno – nie pozwolić się zaangażować w przeróżne spory i konflikty między pracownikami. Wtedy masz pewność, że duża część problemów ominie cię i przejdzie bokiem, chociaż niczego to nie zmieni. Możesz jednak przeczekać zły czas i spokojnie pracować nad swoimi obowiązkami. Nie reaguj, gdy jakaś ze stron konfliktu próbuje cię sprowokować.

  1. Pozwól zwierzchnikowi rozwiązać problem

Gdy w firmie zrobi się naprawdę gorąco, pozostaje udać się z problemem do szefa – jeśli do tej pory nie zauważył, że coś się dzieje, najprawdopodobniej nie miał czasu lub pracownicy w jego obecności kryli się ze swoim zachowaniem. Opisz mu, że w ostatnich dniach (czy też w dłuższym okresie) atmosfera w firmie znacznie się pogorszyła, co praktycznie uniemożliwia właściwe wykonywanie obowiązków wynikających z umowy. Możesz tez doprowadzić do konfrontacji i na forum ogólnym poruszyć wspomniany temat. Nie obwiniaj nikogo, ale zachęć do podawania swoich propozycji rozwiązania konfliktu. Również coś zaproponuj. Jeśli uda wam się wspólnie przedyskutować sprawę, jesteście na dobrej drodze do opanowania sytuacji. Oczywiście ostateczna decyzja będzie należała do szefa.

  1. Nie daj się za nic winić

Jako osoba, która doprowadziła do powyżej opisanej konfrontacji, możesz liczyć się z nie do końca przychylnymi opiniami stron konfliktu. Jest to dość naturalna reakcja, biorąc pod uwagę sporo emocji, jakie narosły wokół całej sytuacji. Nie musisz jednak się tym przejmować. Wystarczy przeczekać, ale możesz też próbować wytłumaczyć atakującym cię współpracownikom, dlaczego wybrałeś właśnie taki krok. W końcu kierowały tobą szlachetne pobudki związane z dobrem firmy i rozmowa z szefem na temat konfliktu nie miała niczego wspólnego z donosicielstwem. Podaj argumenty związane z chęcią poprawy atmosfery w firmie, która była wyjątkowo demotywująca i nie służyła nikomu, także rywalizującym ze sobą stronom.

Jak wynegocjować podwyżkę?

0
Jak wynegocjować podwyżkę?

Temat podwyżki w większości firm stanowi pewne tabu. Oczywiście wszyscy pracownicy chcieliby od czasu do czasu uzyskiwać niewielką kwotę więcej w ramach comiesięcznej wypłaty, ale mało kto odważa się mówić o tym głośno. Tymczasem jest bardzo prawdopodobne, że uda ci się wynegocjować podwyżkę u szefa, musisz się jednak właściwie przygotować i odznaczać się dobrym wyczuciem czasu.

 

  1. Przygotuj się. Najpierw zaplanuj, co powiesz i jak się zachowasz, gdy już znajdziesz się w gabinecie szefa. Dzięki temu nie będziesz aż tak odczuwać skutków stresu, dobrze umotywujesz powody, dla których należy ci się podwyżka i przekonasz zwierzchnika, że dobrze przemyślałeś swoją prośbę.

 

  1. Mów szczerze. Jeśli nie uważasz, że należy ci się podwyżka, będzie ci trudno przekonać o tym szefa. Upewnij się, czy na pewno twoje argumenty są zgodne z prawdą i czy nie da się ich podważyć.

 

  1. Dobierz taktykę do osoby. Każdy szef jest inny, musisz więc postarać się, by zastosować odpowiednią taktykę i właściwe argumenty. Masz ułatwione zadanie, pracując już od pewnego czasu w danej firmie. Możesz też porozmawiać z innymi pracownikami, zwłaszcza tymi, którym już kiedyś udało się przekonać zwierzchnika do jakiejś ważnej zmiany na ich korzyść (niekoniecznie podwyżki, ale jeśli tak, to jeszcze lepiej).

Jak wynegocjować podwyżkę?

  1. Znajdź odpowiedni moment. Nie spiesz się ze swoją prośbą, bo najprawdopodobniej masz tylko jedną szansę, by poprosić szefa o podwyżkę. Niezbędny będzie zmysł obserwacji i oceny, jaka jest aktualna sytuacja w firmie. Spore znaczenie ma samopoczucie szefa, jego nastrój, więc jeśli widzisz, że zwierzchnik cały tydzień czymś się denerwuje, nawet nie próbuj udawać się do niego z tak ważną prośbą. Nie chodzi nawet o to, że ryzykujesz wyjątkowo emocjonalne podejście przełożonego, ale zwyczajnie może on nie znaleźć czasu, by w spokoju wysłuchać twoich argumentów. Znajdź taki moment, w którym lepiej niż kiedykolwiek indziej zaprezentujesz to, co może posłużyć jako karta przetargowa. Spróbuj na przykład wykorzystać fakt, że niedawno udało ci się w świetnym stylu załatwić jakiś ważny kontrakt dla firmy.

 

  1. Może być też tak, że… czasami prośba o podwyżkę jest bardziej niż niewskazana. Dzieje się tak w okresie, w którym firma ma bardzo poważne wydatki, albo też nastąpiły tzw. cięcia budżetu. Poczekaj, aż staniecie na nogi i dopiero wtedy zastanawiaj się nad powrotem do tematu.

Zdarza się również, że akurat twoja firma nie ma dużego kapitału i z tego względu podwyżki są dopiero planowane na znacznie lepsze czasy. W takim przypadku musisz pogodzić się z tym, że w najbliższej przyszłości niestety nie możesz liczyć na podwyżkę.

 

  1. Przeanalizuj swoje oczekiwania. Wiadomo, każdy chciałby zarabiać więcej, a na pewno jesteś dobrym i sumiennym pracownikiem. Może jednak pieniądze, które aktualnie dostajesz, są i tak duże w porównaniu do średnich stawek? Może dostajesz więcej niż inni? Czasami ze względu na przekroczenie oczekiwań względem średnich stawek nie uzyskasz podwyżki aż do awansu na wyższe stanowisko.

Jak wybrać najlepsze miejsce na konferencję?

0
Jak wybrać najlepsze miejsce na konferencję?

Organizacja konferencji nie jest prostą sprawą. Żeby w ogóle móc myśleć o takim spotkaniu, trzeba pozyskać salę o odpowiednim rozmiarze i możliwościach dopasowanych do potrzeb. Zapoznaj się z poniższymi poradami, żeby znaleźć najlepszą salę i zapewnić gościom maksimum wygody.

  1. Jest bardzo prawdopodobne, że z niechęcią podchodzisz do konieczności szukania sali. Na szczęście takich miejsc jest w dzisiejszych czasach całkiem sporo i dzięki internetowi jest o wiele łatwiej niż kiedyś.
  2. Oceń, jaka powinna być optymalna wielkość sali pod względem planowanej ilości ludzi zaproszonych na konferencję. To istotny krok, który od razu wyeliminuje sporo potencjalnie odpowiednich miejsc, które jednak na tym etapie weryfikacji okażą się po prostu zbyt małe. Sprawdzaj dokładnie metraż, bo jest on ważniejszy niż liczba miejsc siedzących. Eliminuj od razu pomieszczenia zbyt ciasne i takie, w których twoi goście musieliby się tłoczyć w ścisku. Jeśli skupisz się tylko na pozostałych salach, liczba potencjalnych wyborów od razu zmaleje i zostanie ci znacznie mniej obiektów do przejrzenia.
  3. Odrzucając w ten sposób dość sporo propozycji, w końcu uzyskasz kilka najbardziej pasujących do twojej wizji i możliwych wymagań. Tutaj się kończy wybieranie na odległość, bo w dalszej kolejności musisz obejrzeć każdą z sal i stwierdzić, która okaże się w rzeczywistości najodpowiedniejsza i zapewniająca dokładnie to, czego oczekujesz. Zwracaj główną uwagę na dopasowanie stylu wyposażenia, ogólnego klimatu od tego, co lubią twoi goście.
  4. Przeanalizuj koszty wynajęcia poszczególnych sal. Porównaj je ze swoim budżetem –  ceny nie powinny przekraczać założonego wcześniej limitu, zwłaszcza że powinna ci zostać jeszcze pewna kwota, by pokryć np. dodatkowy wydatek związany z konferencją.Jak wybrać najlepsze miejsce na konferencję?
  5. Żeby konferencja udała się w zupełności, musisz teraz dopiąć wszystko na przysłowiowy ostatni guzik. Zaplanuj, kiedy będzie najlepszy moment na jej rozpoczęcie i jak długo powinna trwać. Sprawdź, czy goście, których planujesz zaprosić, w wybranym czasie mogą pojawić się na wydarzeniu. Jeśli nie odpowiada im wybrany termin, spróbuj go przesunąć tak, by zadowolić wszystkich.
  6. Jeszcze raz potwierdź swój wybór sali i dysponując nową wiedzą (np. na temat preferencji gości) dopełnij formalności związanych z wynajmem lub zmień obiekt, i tak do skutku. Sprawdź, czy wybrany obiekt nie oferuje jakichś niemiłych niespodzianek, a jeśli nie, możesz uznać, że praktycznie wszystko jest już załatwione.
  7. Jeśli chcesz oszczędzić, zainteresuj się możliwością obniżenia ceny wynajmu. Najbardziej podatne na negocjacje będą ceny wynajmu sali pod koniec każdego miesiąca, bo wtedy najprawdopodobniej jest mało rezerwacji. Na początku lub w środku miesiąca o obiekt na konferencję stara się wielu klientów, stąd koszty będą wzrastać.
  8. Podczas dogadywania szczegółów z wynajmującym ustal je tak, by wszystko było zgodnie z preferencjami twoich gości. Zadbaj o odpowiedni bufet, jego formę, miejsca siedzące, urządzenia przydatne w prowadzeniu konferencji, nagłośnienie itd.

Jak zorganizować najlepszą konferencję?

0
Jak zorganizować najlepszą konferencję?

Spotkanie takie jak konferencja jest wyjątkową okazją, służącą nieraz porównaniu doświadczeń, mądrej dyskusji na dany temat, przedstawieniu zalet i wad innowacyjnego projektu. Dużo zależy od właściwej organizacji, dlatego też warto dołożyć starań, by wszystko zostało przygotowane z najwyższą troską. Zapewni to dużą produktywność spotkania, jak też wywoła pozytywne uczucia u wszystkich zaproszonych gości.

Bardzo ważny jest odpowiedni harmonogram

Liczy się wszystko: zarówno właściwa pora, jak i czas trwania, a nawet godziny poświęcone na spotkanie w każdym dniu. Pominięcie tych szczegółów lub poświęcenie im niedostatecznej uwagi może skończyć się tym, że nie uda ci się uzyskać zaplanowanego efektu i goście najprawdopodobniej nie będą zadowoleni. Najlepiej będzie sprawdzić z dużym wyprzedzeniem, czy zaproszone osoby, na których obecność liczymy, będą w tym czasie mogły pojawić się w określonym miejscu. Czasami można delikatnie przesunąć termin przeznaczony na konferencję, żeby wszyscy byli zadowoleni. Planując początek spotkania, określ również, kiedy się zakończy. Zwróć uwagę na porę dnia, żeby np. w sali nie było zbyt ciemno lub zbyt jasno (łatwiej jest to sprawdzić niż liczyć później na oświetlenie).

Zaplanuj tematykę spotkania

Dobrze dobrane tematy pozwolą właściwie przeprowadzić konferencję. Są one najważniejsza kwestią i ich ilość oraz powiązania musisz mieć zaplanowane z dużym wyprzedzeniem. Najlepiej wypadają te spotkania, które mają stabilną myśl przewodnią i wszystko jest z nią powiązane, ponieważ są spójne w odbiorze. Warto jest jednak postarać się, by każdy z poruszanych tematów stanowił na tyle odrębną całość, by uczestnictwo w konferencji nie wymagało utrzymywania 100% uwagi przez wszystkie jej części.  Ustal ramy czasowe poszczególnych części i plan, według jakiego będą przebiegały.Jak zorganizować najlepszą konferencję?

Zdobądź punkty za lokalizację

Odpowiedni wygląd sali konferencyjnej i położenie budynku, w jakim się znajduje, to kwestie może nie tak kluczowe jak termin, ale również bardzo ważne. Chodzi głównie o możliwość dojazdu, gdyż część gości najprawdopodobniej przyjedzie z innych miast lub nawet krajów. Przeważnie najłatwiej dojechać do centrum i właśnie w tej lokalizacji najlepiej będzie znaleźć właściwą salę. Sprawdź kwestie dojazdu, na przykład obecność przystanku autobusowego, postoju taksówek, wygodnego parkingu. Ważne jest także wyposażenie wnętrza, jego jakość, rozmiar, możliwości. Oceń, czy rozmiary sali konferencyjnej będą odpowiednie do tego, by wszyscy goście mogli czuć się w niej wystarczająco swobodnie. Sprawdź każdy szczegół, żeby uniknąć przykrych niespodzianek. Nieraz obiekty przedstawiane na zdjęciach są znacznie ładniejsze i większe niż w rzeczywistości.

I najważniejszy element – ludzie

Konferencję organizujesz dla ludzi, stąd od ich obecności, aktywności oraz preferencji będzie zależało bardzo dużo. Przed sfinalizowaniem swoich założeń względem organizacji spotkania sprawdź, czy wszystkim zaproszonym odpowiada każdy z elementów planu. Dograjcie czas i terminy, jak również kwestie tematyczne. Czasami można nawet z czegoś zrezygnować lub dodać jakiś  punkt planu na wniosek gości.

ZOBACZ TEŻ