Intranet i jego narzędzia

0
99
Intranet i jego narzędzia

Intranet skraca i ułatwia realizację obowiązków pracowniczych każdego dnia. Jedną z największych jego zalet jest możliwość doboru funkcji, według indywidualnych potrzeb. By jednak był on aplikacją spełniającą swoje cele, potrzebne są przemyślany projekt i dobór odpowiednich komponentów. Oto rozszerzenia podstawowych funkcji systemów intranetowych, które realnie przełożą się na jakość pracy w każdej firmie.

Wsparcie kompetencji pracowników

Obecnie najbardziej liczy się dostęp do informacji. Wynikiem tego jest zmieniające się podejście pracodawców, którzy zwracają coraz większą uwagę, na organizację szkoleń oraz zapewnienie warunków do rozwoju podwładnych. Idealnie w tym celu sprawdzają się aplikacje intranetowe, zaopatrzone w takie moduły jak e-learning.

Dla zobrazowania możliwości intranetu w tym zakresie wykorzystany zostanie przykład obowiązkowego szkolenia dla wszystkich pracowników. Wówczas wymagane jest zorganizowanie odpowiednio wyposażonej sali konferencyjnej, opracowanie, wydrukowanie oraz dostarczenie atrakcyjnych materiałów szkoleniowych. Nierzadko konieczny jest również transport w wyznaczone miejsce. Wszystkie te czynności mogą zostać wykonane całkowicie zdalnie, bez konieczności poświęcenia na nie dużej ilości czasu czy poniesienia wysokich kosztów – zapewnia to intranet i platforma e-learningowa. Za jej pośrednictwem pracownicy mogą wziąć udział w szkoleniach, nie opuszczając swojego stanowiska pracy. Jeśli zachodzi taka potrzeba, mogą wracać do udostępnionych dla nich materiałów szkoleniowych, w każdym wygodnym dla nich momencie. Ponadto pracodawca również zdalnie może kontrolować postępy szkolenia czy przeglądać osiągnięte przez nich wyniki.

Pobierz darmowy poradnik o intranetach „INTRANET: Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji”.

Edukacja i zapewnienie warunków odpowiednich do jej właściwego przebiegu wymagają właściwie przygotowanej bazy informacji. Jeśli chodzi o zakres treści, jakie mogą zostać w niej umieszczone, jest on niemal nieograniczony. Mogą one dotyczyć zarówno danych o przedsiębiorstwie, jak i kwestii stricte branżowych. Taka baza może również służyć do udostępniania tutoriali czy instrukcji.

Stworzenie jej nie jest skomplikowane, a raz dodane materiały zostają tam tak długo, aż np. nie ulegną dezaktualizacji. Co jest wygodne z punktu widzenia pracowników to fakt, iż mają oni stały dostęp do wiedzy. Co więcej, zazwyczaj system zapewnia szerokie możliwości co do atrakcyjnej ich prezentacji, np. poprzez zastosowanie tabel, wykresów, prezentacji, wideo itp. Interaktywna forma jednocześnie zachęca do korzystania, jak i wspomaga uczenie się nowych zagadnień.

Zarządzanie finansami i księgowością

Rejestr czasu pracy jest stosowany w każdej firmie. Może jednak mieć różną formę np. tradycyjnej listy, której prowadzenie często jest czasochłonne i wiąże się z wykonaniem szeregu czynności. Wykorzystanie w rym celu intranetu zapewnia nie tylko automatyzację, ale również pełną kontrolę. Pozwala na wygenerowanie raportów, które są zawsze zgodne ze stanem faktycznym. Ponadto możliwe jest nadzorowanie nie tylko samego czasu pracy, ale również czynności, jakie pracownik podejmuje przez cały dzień pracy na swoim komputerze służbowym. Jest to ważne o tyle, iż współcześnie pracownik ma dostęp do wielu dystraktów. Wprowadzenie kontroli w takiej formie oczywiście może spotkać się ze wstępnym niezadowoleniem ze strony podwładnych. Jednak w obliczu takich „zagrożeń”, może okazać się niemal obowiązkiem. Rozwiązania tej kategorii można  rozpatrywać jako sposób na podnoszenie wydajności pracy – przekłada się to z kolei na większą oszczędność oraz optymalizację całej gamy procesów w firmie.

Warto pamiętać, że wdrożenie tego rodzaju kontroli pracy, musi wiązać się z przekazaniem stosowanej informacji pracownikom. Przy tej okazji warto zaprezentować korzyści wynikające z monitoringu pracy z punktu widzenia pracownika. Wobec wszystkich podwładnych stosowane są jednolite zasady rejestrowania czasu pracy. Ponadto możliwe jest proste zarządzanie strukturą przedsiębiorstwa, zachowanie większej dyscypliny w realizacji projektów, czy ogólnej poprawie ulega jakość pracy. Oprócz tego system może automatycznie generować raporty rozliczeniowe, do których załoga ma stały dostęp.

narzędzia

Administracja oraz organizacja

Wnioski urlopowe

Wnioski urlopowe składane są w każdej firmie – niezależnie od jej wielkości. Jednak szczególnie w tych dużych korporacjach zwiększone jest ryzyko wystąpienia chaosu informacyjnego. Jest on spowodowany ciągłymi zapytaniami pracowników odnośnie dostępnej liczby dni urlopowych. Ponadto potrzebny jest duży nakład pracy ze strony działu Kadr, który musi zmagać się z napływem wniosków urlopowych.

Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest intranet z modułem Urlopy. Zapewnia on dostęp do najważniejszych informacji, zarówno względem pracowników, jak i działu Kadr. Każdy podwładny poprzez system może swobodnie przeglądać urlopy, które wykorzystał w całym okresie pracy, jak i dni, które ma jeszcze do wykorzystania na dany rok.

Największą wygodą jest jednak możliwość składania wniosku urlopowego w sposób całkowicie zdalny. Po jego wypełnieniu jest on przesyłany do przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić – nawet bez podawania przyczyny. Dodatkową wygodą dla pracowników jest opcja wyznaczania osób zastępujących na czas urlopu lub umieszczenie w systemie informacji dla innych pracowników np. „Kontakt tylko po godzinie 17.00”.

System do składania wniosków urlopowych to znaczne uproszczenie. Zapewnia oszczędność czasu i co najważniejsze dostęp do istotnych dla pracowników informacji. Wprowadzenie modułu Urlopy będzie szczególnie dużą korzyścią dla dużych firm oraz korporacji, gdzie wnioski składane są niemal każdego dnia.

Rezerwowanie zasobów

W firmach gdzie jest duże rozwarstwienie wobec lokalizacji, działów czy stanowisk, zachowanie płynnego przepływu wymiany zasobów między pracownikami jest dużym wyzwaniem. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest moduł Rezerwacja zasobów. Wówczas nawet pomimo dysponowania wieloma możliwościami, cała procedura jest łatwa i szybka w realizacji.

Pracownicy za pomocą systemu mają dostęp do np., aut służbowych, salek konferencyjnych czy różnego rodzaju wyposażenia. Jeśli podwładny ma potrzebę wynajęcia któregoś z nich, wówczas wykorzystuje do tego celu moduł rezerwacji zasobów w intranecie. Poprzez kilka kliknięć składa wirtualny wniosek z określeniem na jaki przedział czasowy chce dokonać rezerwacji. Jeśli nie pokrywa się to z inną rezerwacją, wówczas wniosek jest akceptowany. Automatycznie zasób ten jest w systemie wyświetlany jako zarezerwowany, co widzą pozostali pracownicy firmy.

System jest dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa, chociażby poprzez możliwość cyklicznej rezerwacji oraz opcji powiadomień dla pracownika o nadchodzącym czasie realizacji rezerwacji. Dodatkowo do rezerwacji można dodać inne podwładnego, co jest wygodne w kontekście zbiorowych spotkań w salach konferencyjnych.

Firmowy kalendarz

Kalendarz to jedno z podstawowych narzędzi w każdej firmie. Może być wykorzystywany do szeregu zadań – zapis notatek, ustalanie spotkań, organizacja bieżących spraw. Udostępnienie pracownikom tego rozwiązania w o wiele bardziej rozbudowanej formie, dającej różne opcje, wpłynie pozytywnie na ich codzienną pracę oraz wizerunek firmy.

Współdzielenie wydarzeń z innymi pracownikami na pewno będzie tym, co szczególnie jest pożądane, zwłaszcza przy dużych projektach. Zapewniony jest ustalony harmonogram, który pozwala na lepszą organizację spraw wewnętrznych. Dzięki temu zminimalizowane jest ryzyko pojawienia się chaosu informacyjnego.

Human Resources – zasoby ludzkie

Zarządzanie zadaniami

Najważniejsze w ujęciu biznesowym jest to, jak sprawnie prowadzone są projekty zewnętrzne. Niestety dysponując dużą liczbą klientów nie zawsze możliwa jest szybka ich realizacja. Wówczas niezwykle przydatny staje się intranet rozbudowany o liczne moduły, a co najważniejsze – agregujący istotne dla przedsiębiorstwa dane. Pracownik z poziomu jednego systemu może przeglądać bieżące zadania, kontrolować budżet czy podstęp prac nad projektem. Wszystkie te zadania są zapewnione przy jasnym przepływie informacji oraz stałym dostępie do nich, poprzez możliwość zdalnego korzystania z systemu intranetowego.

W kontekście prowadzenia projektów intranet pełni rolę przewodnika lub plannera. Project Manager może za jego pośrednictwem przypisać dane do określonego klienta, budżetu, z wyznaczeniem deadline. Ponoszone są mniejsze koszty, a szereg procesów nie jest wykonywany ręcznie, przez co przebiega szybciej. Równie ważne dla takiego pracownika będą również takie opcje jak zamieszczenie opisu danego projektu czy, niezbędnej dokumentacji, wyznaczenie zespołu projektowego z określeniem dedykowanych ról oraz opcja zlecania kolejnych etapów prac.

Oczywiście możliwe jest efektywne prowadzenie projektów bez dysponowania modułem do zarządzaniami nimi. Wiele przedsiębiorców jest przekonanych, że to wyłącznie dodatek, który podnosi koszty wdrożenia. W praktyce jest to rozwiązanie, które przekłada się realnie na korzyści firmy. Dołożenie wszelkich starań, by zapewnić rozwiązania odpowiadające potrzebom pracowników zwiększają prawdopodobieństwo zysku i przyczyniają się do ogólnego rozwoju firmy.

Komunikacja

Wyszukiwarka

Umieszczenie dużej ilości informacji w systemie intranetowym to oczywiście aspekt szczególnie pożądany w dużych przedsiębiorstwach. Jednak samo ich zebranie i zaimplementowanie do intranetu, nie jest jednoznaczne z zapewnieniem dostępu do wiedzy na wysokim poziomie. By pracownicy mogli sprawnie poruszać się w nawale danych, konieczne jest zapewnienie im możliwości „poruszania się” między nimi. Zapewni to zaawansowana wyszukiwarka, z której pracownik może w każdej chwili skorzystać.

Wyszukiwarka jest tworzona z myślą o pracownikach, dlatego musi być umieszczona w łatwo dostępnym miejscu, jak np. górny pasek menu. Dodatkowym ułatwieniem na drodze do poszukiwania konkretnych informacji są opcje autouzupełniania odpowiedzi, odmiana wyrazów, poszukiwanie po dacie dodania czy wybór z danych kategorii. Zdarza się, że pracownicy znają rodzaj poszukiwanych plików, ale nie do końca wiedzą dokładnie czego szukają. Wyszukiwarka musi uwzględniać również takie sytuacje.

Intranet

Wewnętrzny komunikator

Wdrożenie komunikatora wewnętrznego w struktury firmy nie jest powszechną praktyką. Wiele menadżerów firm uważa, że to niepotrzebny dodatek, którego celem jest wyłącznie oderwanie pracowników od zadań pracowniczych. Tymczasem niesie on ze sobą wiele nieoczywistych zalet, które sprawdzą się w każdym przedsiębiorstwie.

Należy pamiętać, że wewnętrzny komunikator jest zupełnie innym kanałem, niż chociażby mail. Wdrożenie go będzie jednocześnie wprowadzeniem nowej jakości komunikacji. Zapewnia o wiele szybszą wymianę informacji. Dyskusja za jego pośrednictwem jest mniej formalna, co przydaje się zwłaszcza podczas wewnętrznego omówienia pilnych kwestii.

Wbrew pozorom jest to narzędzie, które będzie służyć nie tylko do wymiany zdań między pracownikami, ale idealnie nada się również do zadań pracowniczych. Jest to możliwe poprzez m.in. tworzenie zbiorowych dyskusji, szybką wymianę informacji, opcji przesyłania różnego rodzaju plików czy zapisywanie całych konwersacji. Takie rozwiązania sprawdzą się zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i dużych korporacjach, zmagających się z rozwarstwieniem działowym czy pod względem lokalizacyjnym. Czat to zupełnie inna dynamika wymiany informacji, co z kolei rzutuje na o wiele lepszą realizację zdań pracowniczych.

R&D

Obsługa klienta

Agregowanie informacji w intranecie nie musi odnosić się wyłącznie do spraw firmowych. Równie dobrze może posłużyć jako baza wiedzy na temat klientów i spraw związanych z jego obsługą. Takie rozwiązanie to nie tylko dostęp do danych względem wszystkich pracowników, ale również narzędzie do szybkiego wprowadzenia nowych pracowników w projekt, czy wygodna forma zdania relacji z postępu prac przed klientem. Wystarczy podwładnym kilka kliknięć, by mieć dostęp do całej dokumentacji, wygenerować raport podsumowujący czy też mieć kontrolę nad budżetem projektu. Nie ma zatem konieczności agregowania dużej ilości dokumentacji, którą następnie pracownicy muszą przeglądać, chcąc dotrzeć do informacji związanych z projektem. Jest to szczególnie przydatne w dużych projektach, gdzie zaangażowany jest wieloosobowy zespół – każdy z jego członków może korzystać z zasobów, nie przeszkadzając innym pracownikom.

Jeśli chodzi o rozliczenia z klientami, najbardziej wygodnym i zgodnym z prawdą rozliczeniem, będzie ustalenie stawki godzinowej. Bardzo przydatne będzie wdrożenie monitoringu pracy, który dokładnie wskaże ile roboczogodzin zostało poświęconych na realizację poszczególnych zadań, ze wskazaniem na konkretnych pracowników. Dzięki temu jakość obsługi klienta ulega znacznej poprawie oraz przekłada się na budowanie wizerunku firmy jako rzetelnej, dokładnie wykonującej swoja pracę, a co jest szczególnie ważne z punktu widzenia klienta – pracującej w ramach wyznaczonego budżetu.

Intranet rozbudowany o nowe moduły

Wybierając intranet warto dokładnie rozważyć pewną istotną kwestia – rozwiązanie pudełkowe czy rozwiązania dedykowane? W przypadku tego pierwszego realizacja na pewno będzie szybsza i tańsza, jednak nie ma możliwości dostosowania narzędzia pod indywidualne potrzeby czy oczekiwania. W przypadku rozwiązania dedykowanego, nawet po wdrożeniu, istnieje możliwość jego modyfikacji. Warto jednak decydując się na konkretnego usługodawcę zwrócić uwagę czy dana firma oferuje suport techniczny. To szczególnie ważne, jeśli korzysta się z autorskiego rozwiązania – wówczas inne firmy mogą niechętnie przejąć projekt w obliczu konieczności wprowadzenia zmian.

Warto w proces rozwoju intranetu zaangażować samych pracowników, poprzez opracowany system motywacyjny. Idealnie nada się do tego dedykowany box, w którym mogą oni zgłaszać swoje uwagi. Jeśli zostaną one wprowadzone, wówczas podwładny, który je wystosował, otrzyma gratyfikację np. w postaci jednorazowej premii.

To naturalne, że obecna od kilku lat firma rozwija się. Co za tym idzie, modyfikacji muszą ulec również narzędzia wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Dlatego wprowadzanie nowych funkcji w intranet jest czymś nie tylko naturalnym, ale wręcz wymaganym. Przydatne w tym procesie będzie słuchanie potrzeb podwładnych po to, by spełniać ich potrzeby i oczekiwania na wielu płaszczyznach.

Na koniec, pamiętaj!

To, jakie funkcje będzie miał wdrożony w firmie intranet, w przeważającej mierze zależy od menadżerów. Wybierając z rozbudowanej palety możliwości warto przede wszystkim kierować się celem, jaki ma spełniać sam system. Dopiero po jego wyznaczeniu należy dobierać kolejne komponenty. Działanie oparte na przemyślanych decyzjach w połączeniu z systematycznym działaniem, zagwarantuje pracownikom optymalne narzędzie, bez którego wykonywanie codziennej pracy będzie niemal niemożliwe.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here