W ciągu bardzo absorbującego dnia w pracy, uzyskanie właściwych efektów i ominięcie stresu wymaga doskonałego zorganizowania. Osoba zorganizowana radzi sobie z szybkim tempem, jakie narzucają np. krótkie terminy na realizację zadań, nie traci czasu i nie denerwuje się z byle powodu. Jeśli brakuje Ci tej umiejętności lub nie radzisz sobie z wieloma obowiązkami bez popadania w stres i irytację, zachęcamy do skorzystania z zestawu porad.
- Zrób porządek w szufladach. Jeśli czegoś szukasz, musisz mieć to pod ręką, bo inaczej tracisz czas na ciągłe przerzucanie tych samych rzeczy.
- Wyczyść biurko – zdejmij z niego wszystko, wymyj lub zetrzyj blat, usuń zbędne przedmioty. Zostaw tylko najpotrzebniejsze, w tym sprzęt biurowy i ten, z którego korzystasz na co dzień.
- Polub sortowanie i grupowanie. Na przykład zakup specjalne organizery lub wykorzystaj zwykłe, estetyczne pojemniczki po różnych produktach, by w łatwy sposób posegregować np. ołówki, gumki, zszywki itd.
- Znajdź na biurku lub obok biurka miejsce na tablicę, którą wykorzystasz do umieszczenia różnych notatek, na przykład listy kontaktów oraz listy rzeczy, które trzeba wykonać w ciągu danego dnia pracy. Skreślaj zrealizowane czynności. Sprawy pilne, wymagające szybkiego działania, zakreślaj kolorowym markerem lub używaj do tego specjalnych karteczek samoprzylepnych.
- Jeśli przyjmujesz pocztę, od razu rozdzielaj ją w czytelny sposób, korzystając na przykład ze specjalnych szufladek. Od razu rejestruj każdą przesyłkę. Zapisuj terminy reakcji, żeby nie przegapić żadnego istotnego pisma.
- Na pewno masz jakieś przedmioty, które przynosisz do pracy z domu – czy to kosmetyki, czy naczynia, czy przybory higieniczne. Znajdź dla nich osobne miejsce i nie mieszaj ich z pozostałymi rzeczami.
- Podczas pracy z dokumentami wykorzystuj możliwości produktów takich jak teczki, segregatory, organizery oraz moc kolorów. Ułatwi ci to sortowanie i rozpoznawanie dokumentów, dzięki czemu szybko znajdziesz to, czego akurat potrzebujesz.
- Unikaj nadmiaru – jest bardzo niekorzystny zarówno w teczkach, jak i w szufladach, a właściwie w każdej przestrzeni biurowej. Dokumenty mogą wysuwać się i miąć, przeszukiwanie teczek potrwa godzinę, w zapchanej szufladzie nie odnajdziesz niczego potrzebnego. Lepiej mniej, ale porządnie.
- Jeśli twoja praca polega na kontakcie telefonicznym z klientem lub robisz to sporadycznie, zorganizuj sobie plan działania. Rób notatki, pozwoli ci to nie pomylić się podczas pracy.
- Gdy wykonujesz ważny projekt, nie zajmuj się wieloma rzeczami na raz. Odłóż inne obowiązki. Usuń ze swojego miejsca pracy przedmioty, które nie będą ci potrzebne.
- Korzystaj z karteczek samoprzylepnych. Są dobre na wszystko! Bez problemu zapiszesz dzięki nim ważny telefon, kontakt do klienta, termin pilnej sprawy. Możesz je przyklejać dosłownie wszędzie bez obawy, że coś uszkodzisz lub zaplamisz.
- Zaplanuj sobie harmonogram dnia i przestrzegaj go. Większość obowiązków jest codziennie taka sama, dlatego też możesz ustalić, w jakich godzinach czym się zajmiesz. Wyznacz sobie też stałą porę na przerwę lub przerwy.
