Enterprise resource planning, w skrócie ERP, to system idealny do usprawnienia procesów zachodzących w Twojej firmie i ograniczenie czasu potrzebnego na czynności powtarzalne. Poznaj system, który zmienił działanie wielu firm na lepsze. W mniejszych przedsiębiorstwach ERP staje się standardem.
Różnice między systemami ERP i CRM
Według specjalistów: “System ERP pozwala na planowanie zasobów danego przedsiębiorstwa.” Jest to jedna z istotnych różnic, która pozwala nam rozróżnić systemy ERP od CRM. W internecie znajdziemy wiele artykułów o tej tematyce, jak przykładowo: https://odl.com.pl/czym-sie-rozni-system-erp-od-crm, przygotowany przez jednego z polskich producentów tego typu oprogramowań dla firm, a mianowicie firmę ODL. Jeżeli chodzi o zasoby przedsiębiorstwa, nie znajdziemy w nich jedynie rzeczy materialnych, natomiast zasoby ludzkie, finansowe, rzeczowe czy informacyjne – w całości tworzą firmę. Tak samo zarządzanie nie jest jedynym procesem decyzyjnym. Lepiej jednak to zrozumiemy na podstawie przykładu, który pomoże nam rozwiać wszelkie wątpliwości.
Co zaliczymy do zasobów przedsiębiorstwa?
Mamy małą firmę, która produkuje i sprzedaje koszulki. Co wlicza się do jej zasobów? Na pewno pracownicy, którzy sprzedają i drukują gotowe wzory. Linia produkcyjna na której jest produkowany towar. Również katalog dostępnych wzorów, objętych prawami autorskimi, będzie wliczał się do zasobów. A także obrót gotówką i kontakty z klientami oraz kontrahentami. Jeśli chciałoby się przedstawić wszystkie te zasoby w tabelce, to każda z nich ukazywałaby inne informacje. Wprowadzenie zmian w jednej z nich nie wiązałoby się ze zmianami w innych. W takim razie, jak wyglądałoby to w systemie ERP?
Czego możemy oczekiwać od systemu ERP?
Najpierw warto zastanowić się czego możemy oczekiwać od takiego systemu. Co miałby robić i jakie czynności ułatwiać w prowadzeniu firmy? Przede wszystkim, istotną informacją będzie ile dokładnie koszulek jest na magazynie, ile aktualnie jest produkowanych, a także jakie zamówienia i dla jakiego klienta są właśnie realizowane. Oczywiście, gdyby połączyć te informacje z jedną dużą bazą klientów i kontrahentów od których są zamawiane farby czy naklejki, oraz firmami kurierskimi, to system byłby jeszcze bardziej wydajny. Gdyby dodać informacje o pracownikach, finansach, wspólny kalendarz, doszlibyśmy do wniosku, że wszystkie dane znajdują się i są ze sobą powiązane w jednym miejscu. System ERP jest ogromną bazą danych, która przedstawia wszystkie informacje dotyczące firmy.
Zarządzanie informacjami w przedsiębiorstwie
Zastanówmy się jak wiele różnych arkuszy kalkulacyjnych, dostępnych i możliwych do modyfikacji przez większość pracowników, należałoby stworzyć, aby choć w minimalnym stopniu zastąpić cały system ERP. Dodajmy do tego fakt, że nie każdy pracownik potrzebuje dostępu do wszystkich informacji. Przecież księgowa nie potrzebuje wglądu do projektu nowych modeli produktów, a projektant do stanu firmowego konta. W tym wypadku wdrożenie odpowiedniego systemu, który pomógłby zarządzać tymi informacjami będzie idealnym rozwiązaniem.
Wdrożenie systemu ERP do firmy
Gdy już jesteśmy zdecydowani na wdrożenie systemu enterprise resource planning, należy przejść 6 etapów, dzięki którym ERP będzie idealnie zoptymalizowany pod twoje przedsiębiorstwo.
- Diagnoza – określamy, jakie są kluczowe potrzeby naszej firmy, które powinny znaleźć się w systemie.
- Analiza – powstaje Karta Projektu na podstawie której będzie budowany system ERP.
- Projekt – rozpoczęcie zaawansowanych prac nad systemem i jego funkcjonalnościami.
- Budowa – na tym etapie tworzone są interfejsy i integracje, prowadzone są też testy oprogramowania.
- Uruchomienie – oficjalny start całego systemu.
- Działanie – stałe utrzymywanie funkcjonalności oraz wsparcie dla działającego systemu.
Istnieją dwa podstawowe opcje wdrażania ERP w przedsiębiorstwach. Można skorzystać z ogólnodostępnych aplikacji lub zbudować od podstaw własny system. Oba modele wprowadzania systemu mają swoje wady i zalety, więc decyzja o tym, która opcja zostanie wybrana, powinna być poprzedzona szczegółową analizą.
