Przygotowanie projektu – podstawowe elementy procesu

0
114

Przygotowanie projektu to ważny element procesu – zarządzanie projektami. Z drugiej strony najczęściej traktowany jest jak strata czasu. Firma, która inwestuje środki w realizację projektu, oczekuje wymiernych korzyści zamiast poświęcać czas na przygotowanie projektu. Takie podejście najczęściej kończy się wypaczeniem tych korzyści, które miał przynieść projekt wraz z jego wdrożeniem.

Podstawowe elementy przygotowania zawierają się w:
• określeniu celu
• zdefiniowaniu zakresu projektu
• ustaleniu budżet
• przygotowania harmonogramu
• oszacowaniu ryzyka

Określenie celu

Celem jest to czego zleceniodawca oczekuje od zrealizowanego projektu. Warto poświęcić czas na analizę jego potrzeb i wspólne ich uzgodnienie co ułatwi jego realizację w późniejszych fazach projektu. Najczęściej oczekuje się od projektu realizacji kilku celów, warto zadbać o to, żeby nie wykluczały się one wzajemnie. Dobrze sformułowany cel powinien być
• sformułowany pozytywnie
• ambitny, lecz możliwy do realizacji
• umiejscowiony w czasie
• mierzalny

Zdefiniowanie zakresu projektu

Zakres projektu jest bezpośrednio związany z wyznaczonym celem. Możemy go definiować na kilka sposobów w zależności co lepiej zobrazuje jego skalę np.
• ilość i jakość zmian w organizacji
• trudność i czasochłonność zadań
• ilość jednostek organizacyjnych biorących udział w jego realizacji
Mogą to być wszystkie elementy, które wpływają lub ulegają zmianie w wyniku jego realizacji.

Przygotowanie budżetu

Najbardziej znany element związany z zarządzaniem projektami. Standardem jest budżetowanie w układzie miesięcznym z wyodrębnieniem pozycji generujących koszty. Warto pamiętać o aktualizacji budżetu w oparciu o napływające informacje o kosztach, gdyż zostawianie wszystkiego na ostatni moment wiąże się najczęściej ze znacznym przekroczeniem, z którym niewiele już można zrobić.

Przygotowanie harmonogramu

Harmonogram to zbiór działań, zadań lub czynności, których realizacja jest warunkiem realizacji projektu. Wszystkie trzeba wykonać w określonym czasie żeby osiągnąć zamierzony cel. Ważnym elementem tworzenia harmonogramu jest przygotowanie kolejności działań i ich wzajemnego powiązania, pozwala to na przygotowanie ścieżki krytycznej projektu.

Szacowanie ryzyka

Określenie prawdopodobieństwa zdarzeń o określonych dla projektu skutkach, najczęściej negatywnych. Wykorzystuje się do tego macierz ryzyka, czyli przypisanie każdemu zdarzeniu określonej wartości i określeniu prawdopodobieństwa zajścia. Po przemnożeniu otrzymujemy zestawienie wartości ryzyka dla każdego elementu z listy zdarzeń. Wystarczy teraz określić akceptowany poziomi dla każdego zdarzenia wykraczającego poza przygotować alternatywny scenariusz działań.
Podsumowanie

Przygotowanie projektu to ważny element zarządzania projektem, w jego skład wchodzi, ustalenie celów, określenie zakresu, przygotowanie budżetu i harmonogramu oraz oszacowanie ryzyka. Poświęcenie czasu na ten etap pozwala uniknąć problemów z projektem w przyszłości.

https://www.leaderservice.pl/

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here