Każdego dnia każdy z nas ma do czynienia ze zdarzeniami prawnymi, czyli zdarzeniami, z którymi normy prawne wiążą określone skutki prawne. Zdarzenia prawne dzielą się na zdarzenia faktyczne, czyli wywołane siłami przyrody (np. śmiercią) oraz zdarzenia zależne od woli ludzkie, czyli czynności prawne. Mimo, że nie każdy jest tego świadom to codziennie dokonuje czynności prawnych. Wystarczy, by osoba dokonująca czynność prawną wyraziła swoją wolę w sposób dostateczny, a więc taki, który zmierza do wywołania skutków prawnych. Wola taka może zostać wyrażona przez zachowanie (np. podejście do kasy w sklepie z koszem pełnym produktów spożywczych), na piśmie (sporządzenie testamentu), oraz w sposób elektroniczny (np. akceptacja warunków współpracy w korespondencji mailowej).
Z dniem 8 września 2016 roku weszła w życie nowelizacja przepisów Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego. Nowelizacja ustawy zaskutkowała wprowadzeniem w życie nowych form czynności prawnych – formę dokumentową oraz elektroniczną, która to tej pory była traktowana jako odmiana formy pisemnej. Zgodnie z art. 77.2 Kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie woli. Ta dość szeroka definicja daje możliwość złożenia oświadczenia w dowolnej postaci. Może się to odbyć za pomocą obrazu, dźwięku czy grafiki. Treść musi zostać utrwalona na nośniku danych, może to być forma papierowa bądź plik PDF, audio. Ważne, aby była możliwość wielokrotnego odczytania bądź odtworzenia jego treści po powstaniu dokumentu oraz zweryfikowania przez osoby trzecie pochodzenia oświadczenia. Na przykład za pomocą identyfikacji numeru telefonu cz adresu IP. W związku z czym, złożenie oświadczenia woli za pomocą smsa, e-maila czy faksu spełnia wymogi i jest wiążące.
Nowelizacja z września 2016 roku zrewolucjonizowała nam definicję tradycyjnego rozumienia dokumentu. Podpis fizyczny przestał być niezbędny do zawarcia umów między stronami. Zmiany te umożliwiły przede wszystkim zawieranie umów przez Internet co przyczyniło się do ułatwienia oraz przyśpieszenia procesu biurokracji. Jest to zdecydowanie ogromna korzyść dla przedsiębiorców. Obecnie możemy również skorzystać z witryn internetowych do zawarcia umowy przez Internet. Świetne narzędzie usprawniające cały proces. Jedną z takich witryn jest umownik.pl przy pomocy którego jesteśmy w stanie wszystkie formalności przeprowadzić z poziomu online. Jest to bezpieczna i wygodna alternatywa umożliwiająca zaoszczędzić nie tylko czas i pieniądze, ale także zużycie papieru. W znacznej większości przypadków forma dokumentowa daje nam możliwość skutecznego zawarcia kontraktu online. Istnieją jednak typy zobowiązań, które aby były wiążące, wymagają zastosowania innej formy, np. niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Przy wyborze odpowiedniej formy oraz projektowaniu całego procesu również może nam doradzić wcześniej wspomniana platforma Umownik. Jest to narzędzie oferujące kompleksowe usługi zarządzania umowami z poziomu online – generowania treści, prowadzenia pertraktacji warunków oraz zastosowania podpisu elektronicznego w razie potrzeby.
