Internet jest dziś prawdziwym skarbem dla różnego rodzaju prowadzonych działalności – czy to nastawionych na zysk, czy działających non-profit. Pozwala on wykreować wizerunek firmy i wdrożyć odpowiednią strategię marketingową, umożliwia niezwykle ważną w dzisiejszych czasach współpracę zdalną i dotarcie do szerokiej grupy docelowej. Internet w biznesie jest na tyle popularny, że nie ma nic dziwnego w wykorzystywaniu go do codziennego życia firmy. Jedną z możliwości, jakie przed nami otwiera, są wideokonferencje. Rozwiązania wideokonferencyjne dla firm są popularne i coraz lepiej sprawdzają się w praktyce. Jak zatem powinna wyglądać taka wirtualna konferencja i jak się do niej przygotować?
Na czym polega wideokonferencja?
Rozwiązania wideokonferencyjne dla firm są w dzisiejszych czasach właściwie nieocenione i mogą wpłynąć niezwykle pozytywnie na działanie marki. Trudno sobie wyobrazić, by dzisiejsze przedsiębiorstwa miały obchodzić się bez pomocy wirtualnego świata i jego dobrodziejstw. Dotyczy to między innymi wideokonferencji, które znacznie ułatwiają pracę – nawet, jeśli osoba, z którą współpracujemy, znajduje się akurat na innym kontynencie. Odpowiednim miejscem na organizacje wideokonferencji a także innych wydarzeń są sale konferencyjne ADN Centrum Konferencyjne.
Na czym konkretnie polega wideokonferencja? To nic innego, jak rozmowa za pośrednictwem mikrofonu oraz kamery. Rozbudowane rozwiązania wideokonferencyjne dla firm pozwalają przeprowadzić pełnowartościową rozmowę, bez najmniejszych zakłóceń czy opóźnień (oczywiście pod warunkiem, że posiadamy wysokiej jakości, stabilne łącze internetowe).
Wideokonferencja krok po kroku
Przed spotkaniem zawsze warto wyznaczyć jedną osobę, która zorganizuje całe spotkanie i udostępni grupie odnośnik do wirtualnego pokoju, w którym odbędzie się konferencja. O umówionej godzinie wszyscy uczestnicy grupy muszą wejść w podany link. Wówczas rozpoczyna się konferencja, podczas której można rozmawiać, wymieniać się spostrzeżeniami i pomysłami, omawiać problemy firmy. Taki sposób komunikacji jest obecnie niezwykle rozbudowany – pozwala na wspólne przeglądanie stron internetowych, prezentacji etc.
Większość rozwiązań wideokonferencyjnych dla firm posiada też opcję czatu i ankiet, co umożliwia szybkie przegłosowanie danego pomysłu i błyskawiczne podjęcie decyzji. Każde spotkanie może być nagrywane, by po zakończeniu wideokonferencji na spokojnie przeanalizować jej przebieg. Osoby, które z jakichś powodów nie wezmą w niej udziału, będą mogły obejrzeć nagranie i dowiedzieć się, co zostało ustalone.
Zasady udanej wideokonferencji
Gdy w rozmowie bierze udział kilka osób, chaos na ogół jest nieunikniony. Należy zadbać o to, by wideokonferencja była możliwie jak najbardziej klarowna i płynna. W tym celu warto sporządzić plan, wedle którego będzie przebiegała konferencja. Całość usprawni także wybranie osoby odpowiedzialnej za pilnowanie porządku w konwersacji – dzięki temu unikniemy zamieszania.
Wirtualny pokój, w którym będzie odbywała się wideokonferencja, powinien być prywatny, by nikt niepowołany nie mógł dołączyć do rozmowy. W trakcie spotkania warto trzymać się ściśle ustalonego rozkładu. Aby mieć pewność, że nikt nie będzie nam przeszkadzał, wyłączmy powiadomienia w telefonie i komputerze.
Konferencja powinna zakończyć się zwięzłym podsumowaniem, w którym jeszcze raz wybrzmią najważniejsze ustalenia oraz sprawy, których ewentualnie nie udało się teraz poruszyć bądź dojść w nich do kompromisu. Wówczas wszyscy uczestnicy będą mogli zapamiętać najistotniejsze decyzje.
