Spotkanie takie jak konferencja jest wyjątkową okazją, służącą nieraz porównaniu doświadczeń, mądrej dyskusji na dany temat, przedstawieniu zalet i wad innowacyjnego projektu. Dużo zależy od właściwej organizacji, dlatego też warto dołożyć starań, by wszystko zostało przygotowane z najwyższą troską. Zapewni to dużą produktywność spotkania, jak też wywoła pozytywne uczucia u wszystkich zaproszonych gości.
Bardzo ważny jest odpowiedni harmonogram
Liczy się wszystko: zarówno właściwa pora, jak i czas trwania, a nawet godziny poświęcone na spotkanie w każdym dniu. Pominięcie tych szczegółów lub poświęcenie im niedostatecznej uwagi może skończyć się tym, że nie uda ci się uzyskać zaplanowanego efektu i goście najprawdopodobniej nie będą zadowoleni. Najlepiej będzie sprawdzić z dużym wyprzedzeniem, czy zaproszone osoby, na których obecność liczymy, będą w tym czasie mogły pojawić się w określonym miejscu. Czasami można delikatnie przesunąć termin przeznaczony na konferencję, żeby wszyscy byli zadowoleni. Planując początek spotkania, określ również, kiedy się zakończy. Zwróć uwagę na porę dnia, żeby np. w sali nie było zbyt ciemno lub zbyt jasno (łatwiej jest to sprawdzić niż liczyć później na oświetlenie).
Zaplanuj tematykę spotkania
Dobrze dobrane tematy pozwolą właściwie przeprowadzić konferencję. Są one najważniejsza kwestią i ich ilość oraz powiązania musisz mieć zaplanowane z dużym wyprzedzeniem. Najlepiej wypadają te spotkania, które mają stabilną myśl przewodnią i wszystko jest z nią powiązane, ponieważ są spójne w odbiorze. Warto jest jednak postarać się, by każdy z poruszanych tematów stanowił na tyle odrębną całość, by uczestnictwo w konferencji nie wymagało utrzymywania 100% uwagi przez wszystkie jej części. Ustal ramy czasowe poszczególnych części i plan, według jakiego będą przebiegały.
Zdobądź punkty za lokalizację
Odpowiedni wygląd sali konferencyjnej i położenie budynku, w jakim się znajduje, to kwestie może nie tak kluczowe jak termin, ale również bardzo ważne. Chodzi głównie o możliwość dojazdu, gdyż część gości najprawdopodobniej przyjedzie z innych miast lub nawet krajów. Przeważnie najłatwiej dojechać do centrum i właśnie w tej lokalizacji najlepiej będzie znaleźć właściwą salę. Sprawdź kwestie dojazdu, na przykład obecność przystanku autobusowego, postoju taksówek, wygodnego parkingu. Ważne jest także wyposażenie wnętrza, jego jakość, rozmiar, możliwości. Oceń, czy rozmiary sali konferencyjnej będą odpowiednie do tego, by wszyscy goście mogli czuć się w niej wystarczająco swobodnie. Sprawdź każdy szczegół, żeby uniknąć przykrych niespodzianek. Nieraz obiekty przedstawiane na zdjęciach są znacznie ładniejsze i większe niż w rzeczywistości.
I najważniejszy element – ludzie
Konferencję organizujesz dla ludzi, stąd od ich obecności, aktywności oraz preferencji będzie zależało bardzo dużo. Przed sfinalizowaniem swoich założeń względem organizacji spotkania sprawdź, czy wszystkim zaproszonym odpowiada każdy z elementów planu. Dograjcie czas i terminy, jak również kwestie tematyczne. Czasami można nawet z czegoś zrezygnować lub dodać jakiś punkt planu na wniosek gości.
