Jak wybrać najlepsze miejsce na konferencję?

Organizacja konferencji nie jest prostą sprawą. Żeby w ogóle móc myśleć o takim spotkaniu, trzeba pozyskać salę o odpowiednim rozmiarze i możliwościach dopasowanych do potrzeb. Zapoznaj się z poniższymi poradami, żeby znaleźć najlepszą salę i zapewnić gościom maksimum wygody.

1. Jest bardzo prawdopodobne, że z niechęcią podchodzisz do konieczności szukania sali. Na szczęście takich miejsc jest w dzisiejszych czasach całkiem sporo i dzięki internetowi jest o wiele łatwiej niż kiedyś.
2. Oceń, jaka powinna być optymalna wielkość sali pod względem planowanej ilości ludzi zaproszonych na konferencję. To istotny krok, który od razu wyeliminuje sporo potencjalnie odpowiednich miejsc, które jednak na tym etapie weryfikacji okażą się po prostu zbyt małe. Sprawdzaj dokładnie metraż, bo jest on ważniejszy niż liczba miejsc siedzących. Eliminuj od razu pomieszczenia zbyt ciasne i takie, w których twoi goście musieliby się tłoczyć w ścisku. Jeśli skupisz się tylko na pozostałych salach, liczba potencjalnych wyborów od razu zmaleje i zostanie ci znacznie mniej obiektów do przejrzenia.
3. Odrzucając w ten sposób dość sporo propozycji, w końcu uzyskasz kilka najbardziej pasujących do twojej wizji i możliwych wymagań. Tutaj się kończy wybieranie na odległość, bo w dalszej kolejności musisz obejrzeć każdą z sal i stwierdzić, która okaże się w rzeczywistości najodpowiedniejsza i zapewniająca dokładnie to, czego oczekujesz. Zwracaj główną uwagę na dopasowanie stylu wyposażenia, ogólnego klimatu od tego, co lubią twoi goście.
4. Przeanalizuj koszty wynajęcia poszczególnych sal. Porównaj je ze swoim budżetem –  ceny nie powinny przekraczać założonego wcześniej limitu, zwłaszcza że powinna ci zostać jeszcze pewna kwota, by pokryć np. dodatkowy wydatek związany z konferencją.
5. Żeby konferencja udała się w zupełności, musisz teraz dopiąć wszystko na przysłowiowy ostatni guzik. Zaplanuj, kiedy będzie najlepszy moment na jej rozpoczęcie i jak długo powinna trwać. Sprawdź, czy goście, których planujesz zaprosić, w wybranym czasie mogą pojawić się na wydarzeniu. Jeśli nie odpowiada im wybrany termin, spróbuj go przesunąć tak, by zadowolić wszystkich.
6. Jeszcze raz potwierdź swój wybór sali i dysponując nową wiedzą (np. na temat preferencji gości) dopełnij formalności związanych z wynajmem lub zmień obiekt, i tak do skutku. Sprawdź, czy wybrany obiekt nie oferuje jakichś niemiłych niespodzianek, a jeśli nie, możesz uznać, że praktycznie wszystko jest już załatwione.
7. Jeśli chcesz oszczędzić, zainteresuj się możliwością obniżenia ceny wynajmu. Najbardziej podatne na negocjacje będą ceny wynajmu sali pod koniec każdego miesiąca, bo wtedy najprawdopodobniej jest mało rezerwacji. Na początku lub w środku miesiąca o obiekt na konferencję stara się wielu klientów, stąd koszty będą wzrastać.
8. Podczas dogadywania szczegółów z wynajmującym ustal je tak, by wszystko było zgodnie z preferencjami twoich gości. Zadbaj o odpowiedni bufet, jego formę, miejsca siedzące, urządzenia przydatne w prowadzeniu konferencji, nagłośnienie itd.