Dobrze przygotowany projekt powinien być podzielony na pewne etapy, ważne wydarzenia umiejscowione w czasie. Tych ważnych punktów powinno być w harmonogramie kilka i nazywane są kamieniami milowymi. Pokażą one m.in., na jakim etapie jest projekt i to, czy prace są realizowane w wyznaczonym terminie. Kamień milowy może się składać z kilku zadań albo jednego ważnego dla kontynuacji działań.
Opóźnienia w harmonogramie albo duża zmiana w budżecie niejednokrotnie mogą narazić wykonawców na nieprzyjemności, tudzież uniemożliwić realizację projektu. Obecność kamieni milowych pomaga ocenić, czy wszystko postępuje zgodnie z planem, pozwala też na ewentualne korekty. Teoretycznie kamienie milowe nie mają narzuconego miejsca, w którym powinny się znaleźć. Jednak jeżeli prześledzi się to, gdzie są wykorzystywane, okaże się, że kończą one pewną część, bądź grupę zadań. Są sytuacje, w których są to pojedyncze zdarzenia, które odgrywa kluczową rolę w rozpoczęciu dalszych działań. Kamieniem milowym może być podpisanie ważnej umowy, uzyskanie zgody, czy funduszy od sponsora. Nie wiążą się one ani z dodatkowym nakładem czasu ani dodatkowymi zasobami. Mają przede wszystkim być punktem odniesienia.
Kłopoty z kamieniami milowymi
W większości przypadków kamienie milowe są określane już podczas planowania projektu. Są punktami orientacyjnymi, więc już na wstępie kierownik projektu ma pogląd na przebieg całego procesu projektowego. Zdarza się, że problemem podczas ich ustalania jest nie tylko to, w których miejscach projektu będą się znajdowały, ale także, ile ich ma być. Nie zawsze możliwe jest wyznaczenie punktów przełomowych, a ilość jest związana z charakterem danego projektu.
Kamienie pokazują czas wykonania, zaawansowanie projektu, pozwalają na cząstkowe rozliczenie finansowe, które umożliwi zweryfikowanie dotychczasowych kosztów z planowanym budżetem. Niestety zdarzają się sytuacje, w których są one wyznaczane bez zastanowienia lub przez osobę bez odpowiednich kompetencji. W takich sytuacjach może być ich albo zbyt wiele albo znajdują się w miejscach, które nie do końca są trafne.
Prawidłowe zastosowanie kamieni milowych
Jeżeli kamienie milowe mają rzeczywiście spełniać wszystkie wyżej wymienione funkcje muszą być wyznaczane według kilku podstawowych założeń. Przede wszystkim każdy kamień milowy jest zdefiniowany przez działania, które spełniają jasno określony cel cząstkowy. Muszą być mierzalne – albo cel został osiągnięty albo nie. Kamienie milowe muszą określać ważne punkty decyzyjne pozwalające zweryfikować zaawansowanie projektu i umożliwić rozliczenie danej części prac. Pomocne jest wyznaczenie wskaźników skuteczności, które będą mierzyły stopień osiągnięcia celu cząstkowego. Brak osiągnięcia kamienia milowego powinien wiązać się z koniecznością przerwania prac.
Obok kamieni milowych powinny znaleźć się sprecyzowane daty, w których konieczne jest osiągnięcie celu. Podczas planowania projektów, w tym do wyznaczania kamieni milowych, można skorzystać z programów komputerowych, które w przejrzysty sposób będą pokazywały, co należy zrobić i na jakim etapie wedle harmonogramu znajdują się prace.
Źródło: https://leadership-center.pl/2011/01/kamienie-milowe-slowniczek/
